Tugas 6 Proses Penyusunan Personalia

A. Proses Penyusunan Personalia

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

Langkah-langkah proses ini mencakup:

1. perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.

2. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.

3. Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.

4. Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.

5. Latihan dan pengembangan

B. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

 Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa:

“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa:

“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1. Kepentingan Perencanaan SDM

Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:

·     Kepentingan Individu

·     Kepentingan Organisasi

·     Kepentingan Nasional.

2. Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:

Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.

Syarat – syarat perencanaan SDM

·     Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

·     Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

·     Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

·     Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

·     Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

·     Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

3. Proses perencanaan SDM

Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.

Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.

Prosedur perencanaan SDM

·     Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

·     Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

·     Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

·     Menetapkan beberapa alternative.

·     Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

·     Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

·     Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah.

Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.  Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

4. Pengevaluasian Rencana SDM

Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.

Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.

Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.

Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Kendala-kendala PSDM

1. Standar kemampuan SDM

Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti.

2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

3. Situasi SDM

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar.

4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

C. Penarikan dan Seleksi Karyawan

Menurut Hardi Handoko Requitment adalah : Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.

Menurut Musanif Requitment adalah : Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat untuk job dicription dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka.

Saluran-saluran pegawai

·        Work in writing.

·        Employed rerfens (rekomendasi dari pegawai).

·        Iklan

·        Melalui jawatan pemerintah.

·        Agensi (agen).

·        Lembaga pendidikan.

·        Perusahaan peneliti profesi.

·        Melalui perhimpunan profesi

·        Organisasi indonesia (labour organisasi)

·        Lising temporer

·        Melalui organisasi militer.

·        Program-program latihan yang di biayai pemerintah.

·        Open house.

·        Nepotisent (nepotisme).

Hambatan-hambatan penarikan pegawai

·        Hambatan kebijakan kompensasi.

·        Kebijakan status.

·        Rencana SDM.

·        Kebijaksanaan promosi dandar dalam (dari jenjang kejenjang).

·        Kondisi pasar tenaga kerja.

·        Kondisi lingkungan eksteren akibat pengganguran tinggi perekonomian yang lemah dan tenaga terampil yang langka.

·        Persyaratan jabatan.

·        kondisi lingkungan.

·        Persyaratan kerja.

Seleksi berasal dari select (memilih)

Seleksi adalah Suatu proses untuk menentukan orang yang di ramalkan akan berhasil pemangku jabatan itu nanti.

Menurut komaruddin Seleksi adalah Pemilihan terhadap orang-orang, suatu proses untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan seseorang untuk melaksanakan pekerjaanya. Sedangkan tujuan Seleksi menurut Manullang adalah Memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat dan mempunyai kwalifikasi sebagaimana tercantum di dalam Job Description.

Secara umum ada 3 tujuan seleksi:

1.     Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.

2.     Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.

3.     Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.

Proses seleksi

Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.

Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian.

Metode seleksi

Menurut Manullang merupakan dasar penyeleksian yaitu:

1.     Keahlian.

Mencakup 3 aspek, yaitu :

·        Tehnikal skill

·        human skill

·        konseptual skill.

2.     pengalaman kerja.

3.     Umur.

4.     Jenis kelamin.

5.     Keadaan fisik.

6.     Perfonmance (penampilan)

7.     Bakat.

8.     Temperamen.

9.     Karakter.

Untuk eksternal

1.     Penerimaan pendahuluan.

2.     Test-test penerimaan.

3.     Wwancara seleksi.

4.     Pemeriksaan referensi.

5.     Evaluasi medis (test kesehatan).

6.     Wawancara kepada atasan langsung.

7.     Keputusan.

Psikologi test di lakukan yaitu di lakukian berbagai peralatan test yang mengatur menguji keberanian temperamen kecerdasan, ketrampilan dan prestasi.

Bentuk-bentuk test ini mencakup

1.     Intelegensi test.

2.     Pesonality test.

3.     Aptuted test (bakat).

4.     Interes test.

5.     Achiment test.

6.     Knowledged test.

7.     Fermonce test.

D. Latihan dan Pengembangan Karyawan

Dalam menghadapi proses seleksi, manajer menghadapi 3 tantangan yaitu :

1.     Tantangan supply (masukan) semakin banyak pelamar yang memenuhi syarat, semakin mudah melakukan seleksi dan sebaiknya.

2.     Tantangan etis. Dalam proses penerimaan seleksi, pegawai sering mendapatkan tekanan (syarat-syarat refensi).

Prinsip-prinsip ini antara lain :

·        Prinsip partisipasi

·        Prinsip relevansi

·        Pinsip pengulangan

·        Prinsip pemindahaan serta kemungkinan umpan balik mengenai kemajuan paa peserta latihan . semakin terpenuhi prinsip-prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Disamping itu perencanaa program juga perlu menyadari perbedaan individual kerena pada hakekatnya pegawai mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu sama lain.

Teknik latihan dan Pengembangan

Ada dua teknik yaitu :

1.     Metode praktis atau on the job training

2.     Teknik-teknik persentase informasi dan metode-metode simulasi (off the job)

Penilaian prestas kerja adalah Proses melalui dimana organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.

Manfaat penilaian prestasi kerja menurut Tani Handoko.

1.     Perbaikan prestasi kerja

2.     Untuk Penyesuain Kompensasi

3.     Untuk keputusan-keputusan penempatan dan promosi

4.     Latihan pengembangan

5.     Untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan proses konplik

6.     Pengembangan karier

7.     Informasi mengenai prestasi kerja karyawan

8.     Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan desain pekerjaan

9.     Untuk mendapatkan kesempatan kerja adil

10.              Untuk menghindari tantangan-tantangan ekstenal.

Yang menilai adalah :

1.     Atasan langsung.

2.     Group line

3.     Panitia

4.     Gabungan dari staf dan kepegawaianBawahan / teman sejajar.

Tujuan penilaian adalah :

1.     Mengidenfikasikan karyawan yang membutuhkan kadernisasi.

2.     Untuk menetapkan kenaikan gaji/upah karyawan.

3.     Untuk memungkinkan pemindahan karyawan dan penugasan baru.

4.     Menetapkan kebijakan baru dalam rangka reorganisasi.

5.     Mengidenfikasikan karyawan kejabatan yang lebih tinggi.

Berbagai bias / penyimpangan penilaian.

1.     Hello effect yaitu terlalu dominannya pendapat pribadi

2.     Penilaian cenderung terpusat di center.

3.     Prasangka-prasangka pribadi.

4.     Resensi effect/penilaian berdasarkan kesan yang terakhir.

Metode-metode penilaian :

1.     Metode beriontasi kepada masa lalu.

·          Memakai retting skill/skala penilaian baik,sedang kurang baik

·          Memakai cek lis.

·          Metode peninjauan lapangan

·          Memakai pristiwa kritis/yang terjelek /terbaik.

·          Metode peninjauan lapangan.

·          Metode test prestasi kerja.

2.     Metode beriorientasi pada masa depan.

·          Metode penilaian diri.

·          Metode fsikologis.

·          Pendekatan melalui MBO.

·          Pusat penilaian terhadap karyawan.

E. Pemberian Kompensasi Kepada Karyawan

Kompensasi adalah Merupakan balas jasa yang di berikan oleh perusahaan kepada karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan diberikan secara tetap.

Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tetapi masalah kompensasi ini penting juga karena kompensasi yang diberikan ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawannya. Pemberian kompensasi adalah keseluruhan balas jasa bagi employed maupun employer baik yang langsung berupa uang atau financial maupun yang tidak langsung berupa uang (non financial).

Ada 3 Dasar pemberian kompensasi adalah :

·        logic

·        Rasional

·        Punya landasan yang kuat.

Fungsi kompensasi adalah :

·        Penentuan kebutuhan ekonomi

·        Pengkaitan kompensasi dengan peningkatan kerja.

·        Pengkaitan kompensasi dengan sukses tidaknya perusahaan.

·        Keseimbangan keadilan.

Penilaian pemberian upah berdasarkan

·        Upah menurut prestasi kerja.

·        Upah menurut lamanya kerja.

·        Upah menurut kebutuhan kerja.

·        Upah berdasarkan prioritas.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pemberian kompensasi.

·        Penawaran permintaan tenaga kerja.

·        Organisasi buruh.

·        Kemampuan perusahaan untuk membayar.

·        Produktif karyawan.

·        Tinggi rendahnya biaya hidup setempat.

·        Peraturan pemerintah.

·        Konsisten eksternsl dan internal.

·        Kompensasi diluar gaji dan upah.

                       Yaitu : Pensiun, uang pesagon, asuransi,kesehatan.

Wujud kompensasi ada 3 yaitu ;

·        Uang /gaji dan upah.

·        Natural seperti, pembagian beras, pakaian, obat-obatan.

·        Kenikmatan seperti, rumah, fasilitas kenderaan, pemeriksaan kesehatan, dan lain-lain.

Pemutusan hubungan kerja/alasan PHK karena :

·        Keinginan perusahaan, tidak cakap pada masa percobaan, di hukum sakit, usia lanjut.

·        Keinginan karyawan .

·        Tidak cocok dengan tugas, alasan-alasan mendesak (gaji kurang, pekerjaan membanyak).

·        Sebab-sebab lain-lain .

Seperti, Meninggal dunia.

Tiga tantangan proses seleksi pegawai

1. Tantangan saple (masukan).

Semakin banyak pelamar memenuhi syarat semakin mudah unt5uk seleksi.

2. Tantangan Etis.

Bisa didalam proses penerimaan pegawai di mana mereka menerima surat-surat sakti.

3. Tantangan organisasi.

Anggaran organisasi keterbatasan kwalitas SDM. Tantangan berbeda jenis kelamin tetentu.

Daftar Pusaka

http://sho-nee.blogspot.com/2008/09/penyusunan-personalia-organisasi.html

http://yudhim.blogspot.com/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusia-psdm.html

http://fitriyantisumut.tripod.com/karya.htm